翻訳のコストダウンと納期短縮を同時に実現する魔法のような方法

翻訳のコストダウンと納期短縮を同時に実現する魔法のような方法

翻訳が必要なドキュメント(文書)データすべてをそのまま翻訳会社に丸投げするのは、依頼の手間を省くことはできてもコストアップになってしまう可能性があります。

なぜなら翻訳会社は、依頼主から明確な指示がなければ「提供されたドキュメントのすべてを翻訳する」という前提で見積もるからです。完全従量制の翻訳料金は、翻訳する量が多いほど総額がアップするのです。

しかし翻訳会社に依頼する前のほんのひと手間で、翻訳コストを抑え納期を短縮することが可能です。今回はその方法をご説明します。

翻訳が必要な箇所を吟味して明確に伝える

翻訳会社は、依頼主からの指示がなければ「提供されたドキュメント(文書)に含まれるすべてのテキストすべて」を翻訳の対象とし、見積もります。

翻訳会社が翻訳料金を見積もる際に基準とするのは、ほとんど場合「翻訳が必要なドキュメントに含まれる文字数または、単語数」なので、翻訳の対象とするテキストの量が多ければ多いほど翻訳料金も上がり、納期は長くなります。

これに対してもっとも単純な翻訳コスト削減、納期短縮方法はずばり、「翻訳する必要のあるテキストのボリューム(文字数または、単語数)を抑える」ことです。

翻訳が必要な箇所または、不要な箇所をあらかじめ翻訳会社に伝えておくことで、その分翻訳コストを下げ、納期を短縮することができます

翻訳が必要な箇所をハイライト(マーカー)したり、有色の太枠で囲むなどした上で、「この部分だけ翻訳してほしい」と伝えるようにしましょう(もちろんその逆として、翻訳する必要のない箇所をハイライト(マーカー)したり有色の太枠で囲むといったかたちでも結構です)

シンプルなテキストデータでの納品を依頼する

Adobe InDesignやIllustratorで作成されたドキュメントや、Microsoft Wordで作成されたドキュメントでも凝ったレイアウトを施したものを翻訳する場合、「レイアウト作業」も含めて翻訳会社に作業を依頼すると、翻訳料金とは別に「レイアウト料金(作業費)」が加算されることになります。

純粋な翻訳作業だけを依頼したいのであれば、作成したドキュメントファイルをそのまま提供するのではなく、翻訳が必要な箇所だけを抽出(転記)したテキストファイルを渡すことで、翻訳作業者の負担が軽減され作業効率も上がり、コストダウンと納期短縮に効果を発揮します。

作成したドキュメントファイルそのままでどうしても依頼せざるを得ない場合は、「原稿ファイルへの翻訳上書きやレイアウト作業は不要である」または、「対訳表形式(一方に翻訳が必要な原稿(原文)、もう一方に翻訳文が併記されるかたち)での納品でよい」などと翻訳会社に伝えると、純粋な翻訳料金以外のコストが加算されたり、納期が延びたりすることを防ぐことができます

過去の翻訳データや参考資料を提供する

取扱説明書(マニュアル)など、内容に繰り返しや重複箇所、過去の文章を流用が多いドキュメントの場合は、あらかじめそれら繰り返し、重複、流用といった箇所を翻訳の対象外とするかもしくは、対訳表形式(一方に翻訳が必要な原稿(原文)、もう一方に翻訳文が併記されるかたち)の過去の翻訳データ(参考資料)をあらかじめ翻訳会社に提供することで、翻訳コストを下げることが可能です。

参考資料がないと繰り返しや重複箇所の検索に手間がかかり、場合によってはすべて一から翻訳する「新規翻訳扱い」となってしまうためコストアップの原因となります。

ただし、後述の「お抱えの翻訳会社を持つ」ことで、翻訳にかかるコストを徐々に下げていくことは可能です。

お抱えの(専属)翻訳会社を持つ

過去の翻訳データといった参考資料が提供できない場合のコストダウンは難しいものですが、同じ翻訳会社に継続的に翻訳を依頼することで、翻訳データの蓄積、用語集や翻訳メモリの作成、管理といった作業を翻訳会社が自主的に行なうなどして将来的なコストダウンにつながることがあります。

依頼の度に増していく充実度が作業負担の軽減とコストダウンにつながるということですが、契約書やマニュアル、特許申請書類など、共通する文言が多いドキュメントであればあるほどコストダウンに効果を発揮します。

余裕あるスケジュールで翻訳を依頼する

標準的な納期より短い期間で翻訳する場合、料金が割り増しされるケースが多いです。これは、納期が短いと翻訳者が当該案件にかかりきりにならざるを得ず、他の案件対応を断念する必要があるからです。

翻訳の必要な原稿(原文)が早めに用意できるのであれば、翻訳会社への依頼も早めに行なうことが肝要です。

余裕あるスケジュールで翻訳を依頼することは、無駄なコストアップを避けるだけでなく、品質チェックに掛ける時間が増すため、翻訳品質の向上にもつながります

レイアウト作業は自社内で行なうようにする

前述のとおり凝ったレイアウトを施したものを翻訳する場合、「レイアウト作業」も含めて翻訳会社に作業を依頼すると、翻訳料金とは別に「レイアウト料金(作業費)」が加算されることになります。

よってもしレイアウト作業を自社内で行なえる場合などは、依頼時にその旨を翻訳会社に伝えておくと良いでしょう。

また、「対訳表形式(一方に翻訳が必要な原稿(原文)、もう一方に翻訳文が併記されるかたち)での納品でよい」での納品で良い場合なども、その旨を翻訳会社に伝えておくことで期待通りの成果物(翻訳)を得ることができます。

翻訳単価の安さにとらわれないようにする

翻訳の依頼先を決める際、翻訳料金は大きな決定要因です。ただし、相見積もりの結果他の翻訳会社と比べて極端に翻訳料金が低いものについては、どのように品質管理しているのか確認することをおすすめします

翻訳を生業とする翻訳者が自身の生活の糧を得るために設定している翻訳単価には相場があり、その翻訳単価を元に翻訳会社も翻訳料金を決めています。

その相場を大幅に下回る場合それは、翻訳工程のどこかに負荷をかけている可能性があります。品質管理の工程を短縮、省略するかもしくは、翻訳者への発注価格を下げる、といったことですが、それらがどのような結果を招くかは言うまでもありません。

納品されてきた翻訳が使い物にならず、他の翻訳会社にその修正を依頼することになったりしたら本末転倒です。十分に気を付けましょう。

まとめ

本記事では、翻訳コストを抑え、翻訳納期を短縮するための依頼前、依頼時のひと工夫について解説しました。

翻訳コストの追及は品質低下につながるため慎重な対応が必要ですが、工夫することにより翻訳品質を維持したままコストダウンを図ることが可能です。

以上が「翻訳のコストダウンと納期短縮を同時に実現する魔法のような方法」ですが、詳細確認がご必要な場合はお気軽にお問い合わせください!

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