100%成果につながる10の翻訳外注方法

100%成果につながる10の翻訳外注方法

  • 海外から問い合わせが入った
  • 海外の企業と取引することになった
  • 外国語の契約書が送られてきた
  • 製品に同梱されていた説明書やマニュアルがすべて外国語だった
  • 外国人スタッフを雇用することになった
  • 上司に外国語で報告しなければならない

そんなときにまず必要になるのが、外国語を日本語にしたり、日本語を外国語にしたりする「翻訳」という作業ですが、どう対処していますか?

とりあえずインターネットで検索 → 翻訳会社数社に見積もり依頼 → もっとも低価格な業者に発注

では成果につながる良い翻訳を得ることはできません。

本記事では、翻訳依頼に失敗しないために必要なノウハウをご紹介します。

What、Why、Howを伝える

What(何を翻訳するのか?)

一概に翻訳といっても、対象となるドキュメント(文書)はさまざまです。ビジネスレター、契約書、取扱説明書、マニュアル、チラシ、パンフレット、ホームページ、プレゼン資料など、その種類を挙げればきりがないほどです。

また、マニュアルを例にとれば、IT・工業分野と医療・医薬分野ではその内容がまったく異なるであろうことは簡単に想像できます。

しかしながら実際に翻訳を依頼する際に提供されるのはただひとつ、「翻訳が必要なドキュメント(文書)だけ」というケースがとても多いのです。

何を翻訳するのか?といった情報がないと、翻訳会社は自社の経験と推測に基づいて翻訳をすることになりますが、それでは成果につながる良い翻訳にはなりません。

翻訳を依頼する際は、対象となるドキュメント(文書)がどの産業分野に属するものなのか、その分野における何というドキュメント(文書)なのか、見積もりを依頼する段階で翻訳会社に伝えましょう

Why(何のために翻訳するのか?)

翻訳を依頼する際には、「これを何のために翻訳するのか?」をしっかりと自問または、社内コンセンサスをとった上で翻訳会社にその情報を共有することが肝要です。

翻訳をするには大きな理由があるはずです。ただ単に外国語にさえすれば良い、日本語にさえなっていれば良い、といったものではないはずです。

たとえば、

  • 契約書を外国語や日本語に翻訳するのは、海外企業と取引契約を交わす必要があるから
  • 海外企業と取引契約を交わすのは、海外進出であったり海外製品を日本市場で拡販する、といった目的があるから
  • そしてその先には、自社の売上、事業の拡大やサービスの普及といったさらに大きなゴールがある

きっとそのはずです。

そのような先々のことを含む翻訳依頼の背景を、見積もりを依頼する段階でできるかぎり細かく翻訳会社に伝えましょう

How(どれくらいの量なのか?)

量というのは翻訳が必要なドキュメント(文書)の分量(文字数や単語数)を指しますが、この情報は納期やコストそして、翻訳の体制に直結するとても重要なものです。

この量を翻訳業界では「ボリューム」と呼びますが、これは必ずしも発注一回あたりだけではなく、定期、不定期にかかわらず一定期間継続的に発生する場合の、そのトータルボリュームも含めたものを指します。

翻訳料金はボリュームに比例しますので、当然ながらボリュームが多ければ多いほど翻訳料金の総額は上がり納期は長くなりますが、案件としての規模も大きくなるため翻訳会社の対応は好意的、積極的になります。

よって「どれくらいの量なのか?」という情報は、納期だけでなくそれ以外のさまざまな計算、たとえば値引きや特別サービスなどを翻訳会社に促すことになりますので、きちんと伝えるようにしましょう

翻訳の仕上げ方を伝える

同じ内容でも、文章というものは書き手によって大きく変わるものです。ゆえに読み手や目的によって文章の仕上がりを調整する必要があるのは、翻訳にかぎらずあらゆるドキュメント(文書)に共通することです。

このような理由から翻訳においては、日本語の場合は文体(ぶんたい)、外国語の場合はスタイル、その他言語の別なく訳調(やくちょう)、といった「どのような翻訳に仕上げるか」をあらかじめ決めておくことが重要なのです。

文体の代表的なものは「ですます調」や「である調」ですが、契約書の場合は「である調」、ニュースリリースの場合は「ですます調」が使用されるのが一般的にあること、また、なぜその必要があるのかは、日本人であれば容易に想像がつくと思います。

外国語に翻訳する場合も同様で、「誰に読んでもらう、どのようなドキュメント(文書)なのか」によってスタイルをきちんと調整しなければ、成果につながる翻訳にはなりません

英語には、英国式と米国式があり、中国語には大陸式簡体字と香港・台湾式繁体字があります。スペイン語には本国で使用されるものとメキシコで使用されるものがあり、ポルトガル語も本国と南米では異なります。

さらに、文章としてとしても、格調高い必要があるのか、平易な表現もしくは、簡潔な表現が必要なのかは読み手や目的によって変わるものです。それらを念頭に「どのような翻訳に仕上げるか」を翻訳会社に共有、すり合わせを行ないましょう。

最適な翻訳方法・翻訳会社を選ぶ

無料のGoogle翻訳から経験と実績豊富なプロ翻訳者による翻訳まで、現代ではさまざまな翻訳方法を選択することができます。これらのなかから最適な翻訳方法を選択することは、決して簡単ではありません。なぜなら、

  • 品質を最重視するから翻訳会社のプロ翻訳者に
  • 品質はそれほど求めておらず、なによりもコストを重視するからGoogle翻訳

といった単純な使い分けでは、成果につながる翻訳を得ることができないからです。

ホームページを例に挙げると、代表メッセージや経営理念、規約などはメッセージ性が高く、翻訳したものが原文(翻訳の元となった文章)と乖離していると大きなダメージにつながりますが、製品番号とスペックの羅列である製品案内などにはそれほどの危険性はありません。

つまり、前者にはプロ翻訳者による翻訳が必要とされ、後者にはGoogle翻訳など機械翻訳でも十分成果につながる、ということもあることから、適切な翻訳方法を選択する必要があるわけです。

同様のことはプロ翻訳者を多数抱える翻訳会社間でも同様です。

工業系のドキュメント(文書)翻訳が得意な翻訳会社、医療系のドキュメント(文書)翻訳が得意な翻訳会社、特許書類を専門とする翻訳会社、など、翻訳が必要なドキュメント(文書)によって翻訳会社を使い分けることが肝要なのです。

ただし、どの翻訳方法を用いて、どの翻訳会社に依頼するのが最適なのかを判断することは容易ではありません。

よって翻訳会社への事前相談や、場合によっては翻訳会社が無償または、有償で対応している「トライアル翻訳(試訳)」を利用してあらかじめ品質を確認しておくことも寛容です。

納期は正直に伝える

「いつまでに○○をしなければならないので、翻訳をいついつまでに仕上げてほしい」といった情報もとても重要です。

翻訳に必要な作業日数(納期)は原則、ドキュメント(文書)の量によって決まりますが、なかにはそれよりももっと急ぐ必要があったり、逆に余裕がある場合もあるはずです。

いずれの場合でも、翻訳を依頼する際は「これくらいのドキュメント(文書)の量なのだが、翻訳されたものを使って○月○日に次のアクションを起こすので、それに最適な対応をしてほしい」といった正確で正直な情報を翻訳会社に伝えるようにしましょう。

もっとも良くないのは、そのような情報を共有することなく自社側にバッファ(納期的余裕)を確保した上で、翻訳会社に短納期対応を強いるというケースです。

複数名の翻訳者による作業同時進行など、翻訳にかかる納期を物理的に短縮することはもちろん可能ですが、無計画または、不必要に負荷を掛けるとその悪影響を受けるのが翻訳の品質です。

翻訳の品質が思わしくないとやり直し(修正作業)に時間をとられるため、「こんなことなら最初からきちんと納期的余裕を(翻訳会社に)与えておけばよかった」といった結果になりかねません。

余裕あるスケジューリングと正確な情報共有で、このような問題は未然に防ぐことが肝要です。

参考情報・資料を提供する

社内の人間にしか通用しない社内用語や業界特有の専門用語などがある場合は、その情報を事前に翻訳会社に共有しておきましょう。

できれば「用語集(社内用語または、専門用語とその意味の羅列)」や「対訳集(日本語と同じ意味の外国語の羅列)」などを普段から整備しておき、翻訳の度に翻訳会社に共有、アップデートしていくことで、用語の統一された美しい翻訳を得ることができます

前述のスタイルも同様ですが、ホームページなど過去に翻訳したものがある場合は、そこで使われている外国語または、日本語を踏襲する必要があるのかないのか、改善する必要があるのか、などもよく検討した上で参考情報として翻訳会社に提供することをお勧めします。

もしそのようなものが社内にない、または整備されていない場合で今後も継続的に翻訳の機会が生じる可能性が高い場合は、翻訳会社に用語集や対訳集の作成を依頼しておくと良いでしょう。いずれも今後より成果につながる翻訳を得ることに役立ちます。

ファイル形式やスタイルを指示する

今の時代、翻訳が必要なドキュメント(文書)は電子ファイル形式で作成されたものがほとんどです。

Microsoft社のWord、Excel、PowerPointやAdobe社のPhtoshop、IllustratorまたはInDesign、PDFなどが代表的ですが、ホームページはHTMLなどで記述されています。

翻訳を依頼する際は、ドキュメント(文書)がどのような状態にあるのか、冊子など紙媒体の場合もあるでしょうが、具体的なファイル形式などをあらかじめ伝えるようにしましょう。

その上で、翻訳をどのようなかたちで行なって納品してほしいのかを伝える必要があります。

元のドキュメント(文書)の体裁(レイアウト)を崩さないように翻訳文を上書きするのか、書式(フォントやサイズ)はどうするのか、図表などが含まれている場合はどう処理するのかといったことに関する要望です。

これらはすべて翻訳作業にかかる総額に影響しますので、できるかぎり正確な情報と要望をあらかじめ翻訳会社に伝えることをお勧めします。

原稿完成後に翻訳を依頼する

翻訳の品質にもっとも大きく影響するのは実は、「翻訳者の実力」よりも「原文(翻訳が必要な原稿)の品質(文章としての出来具合)」なのです。

よって、成果につながる翻訳を得たいのであれば、翻訳を依頼する前のプロセスに細心の注意を払うことが肝要です。

急ぐあまり原文(翻訳が必要な原稿)を作成している段階から翻訳を依頼されるケースもありますが、これはのちに「原文の差し替えによる翻訳のやり直し」などにつながる可能性が高いため、もっとも避けたい事例です。

翻訳をやり直すと翻訳料金が加算されコストが上昇するだけでなく、最初と最後の作業で用語や文体といった翻訳の内容が微妙に異なるなど、翻訳品質が劣化する大きな原因にもなります。

原文(翻訳が必要な原稿)作成だけにかぎりませんが、翻訳を依頼する際は事前準備をすべて終えてから行なうようにしましょう。

自動翻訳(機械翻訳)や知り合いで済ませない

「外国語が得意」は「翻訳できる」ではありません。もちろんある言語を別に言語に置換することは可能だと思いますが、プロ翻訳者の行なう翻訳はそのような単なる言語転換ではないのです。

翻訳には高い外国語能力に加え、表現力や知識と経験がなによりも求められます。

最近ではクラウドソーシングサービスにより「外国語が得意」な方への翻訳依頼は難しくなくなりましたが、それらの方が行なった翻訳では成果につながらない可能性が高まります

Google翻訳といった自動翻訳(機械翻訳)も同様ですが、

  • プロ翻訳者 VS 外国語が得意な知り合い(非翻訳者)
  • プロ翻訳者 VS 自動翻訳(機械翻訳)

といった単純な対立構造で良し悪しが決まるのではなく、翻訳はその目的によって最適な方法で行なう必要があるということです。

繰り返しますが、翻訳には外国語能力に加え、さまざまな知識や経験、そしてなによりもクリエイティビティが求められます。

最近では翻訳(Translation)と創造(Creation)からTranscreation(トランスクリエーション)という造語(表現)が使用されるようになりましたが、プロ翻訳者が行なう翻訳にはそのような要素が含まれていることを理解しましょう。

翻訳品質の影響を考慮する

成果につながる翻訳を行なうにはどうすればよいかを考えるのと同時に、翻訳の出来具合(品質)がどのような影響を自社に及ぼすのかを考えることも重要です。

たとえば契約書の翻訳に於ける間違いは、あとで自社にとって甚大な不利益につながる恐れがあります。「誤訳(ごやく)が歴史を変えた」とインターネットで検索すれば、多くの例を目にすることができるでしょう。

また、メッセージを伝えたいターゲット層にミスマッチな文体の翻訳では、成果が期待できるはずもありません。

さらに翻訳したものがどのように世に出るのか、を考えておくことも重要です。

一対一のものであれば、あとで陳謝することによって翻訳の不出来をなかったことにできるかもしれませんが、広告媒体など多くの人が目にするものは一度公示してしまうとあとで取り繕うことは困難です。

よって翻訳を依頼する際は、依頼先や翻訳方法によってはかなり大きな影響を自社が受けるかもしれない、といったことも考えておく必要があります

料金だけで翻訳外注先を決めない

翻訳料金とは、実は見積書に記載された総額だけではありません

翻訳料金を「あなたが翻訳にかけたすべてのコスト」として考えれば、事前にインターネットで翻訳会社を検索したり、問い合わせや見積もり依頼および、打ち合わせにかかった時間、原稿の準備にかかった時間などのコスト、つまり翻訳依頼前のランニングコストもそれに含まれるのです。

また、翻訳会社が提示する見積料金は「自社内で行なう作業だけ」を対象としたものですが、依頼主であるあなたには、翻訳が納品されたあともやらなければならないことがたくさんあります。

納品された翻訳の品質チェック、場合によっては翻訳会社への差し戻しと修正依頼、そして再納品された翻訳の再チェック、それが終わってから自社内で使用するまたは、印刷会社やウェブ制作会社などに次の工程を依頼したり、お客様に提出したり…とこれら納品後のランニングコストも翻訳料金のうちなのです。

このようななか、もし翻訳品質が期待を大きく下回っていたらどうなるでしょうか?

逆に、翻訳品質はもちろんそのサービス内容や対応スピードが期待を大きく上回る素晴らしいものだったらどうでしょうか?

これらの差が、翻訳の依頼前、依頼後のランニングコストに大きく関わってくることがおわかりいただけるのではないでしょうか?

翻訳料金と翻訳品質(サービス)は比例します。翻訳品質を維持したまま翻訳コストを下げることは容易ではありません。なぜなら、翻訳コストを下げるには、翻訳工程を(省くなど)変更するほか方法がないからです。

つまり、翻訳料金とランニングコストは反比例し、安さを求めれば求めるほどあとで掛けざるを得ないランニングコストが増大するのです。大切なのは、期待する成果や目的に最適な翻訳方法や翻訳依頼先を選択することなのです。

まとめ

本記事では、成果につながる翻訳依頼方法についてまとめました。

普段あまり接する機会がなく、その必要性も感じづらい翻訳という作業ですが、その機会はある日突然訪れるものです。そして突然であるがゆえに付け焼き刃で対応しがちです。

結果として「期待するような翻訳が得られなかった、失敗した」と言ってより良い翻訳会社を求めて点々とされる方もよく見かけます。

本記事を参考に、翻訳依頼時だけでなく、翻訳依頼前からしっかりと準備し、翻訳会社と一丸となって翻訳に取り組むことで、成果につながる翻訳を得ることは決して難しいことではありません。

以上が「100%成果につながる10の翻訳外注方法」ですが、詳細確認がご必要な場合はお気軽にお問い合わせください!

コラムフッター