知ると劇的に成果が変わる取扱説明書やマニュアルの翻訳方法

知ると劇的に成果が変わる取扱説明書やマニュアルの翻訳方法

 

製品を外国へ展開する際に必ず必要となるのが、マニュアル(取扱説明書)の多言語展開です。

マニュアル(取扱説明書)は表現や用語の統一など、正確性が高く求められる文書です。マニュアル(取扱説明書)の内容に誤訳があると、製品によっては人命に被害が及ぶ可能性もあり、慎重に対応する必要があります。

それでは、統一性や正確性を保った翻訳を行なうにはどのようなポイントに注意すればよいのでしょうか?また、少しでも翻訳にかかる工数を削減するにはどうすればよいのでしょうか?

本記事でそれらポイントについて解説します。

制作に必須な2つの要素

1)用語を統一する

マニュアル(取扱説明書)制作において、「用語の統一」は重要な要素です。

小説などでは様々な同じ言葉をさまざまな表現で表すことがありますが、マニュアル(取扱説明書)ではわかりやすさが命です。

用語の不統一といった、読者を混乱させる要素はできるだけ省くようにしましょう。

2)スタイルガイドを遵守する

「スタイルガイド」とは、文章上の表現や表記に関するルールを独自にまとめた文書(ルールブック)です。

社内はもちろん、社外に執筆や翻訳を依頼する際には、

  • ドキュメント(文書)のイメージ
  • ドキュメント(文書)の方向性

に関する認識を揃えるために特に必要なものです。

翻訳した後に「表現や表記の方向性が合っていない」ことが判明し翻訳をやり直すことになると、納期は遅れ、料金も加算されてしまいます。

発注者と翻訳依頼先、双方の方向性をすり合わせるためにも、スタイルガイドをお持ちの場合は必ず翻訳会社に提供しましょう。

翻訳前に確認すべきポイント

マニュアル(取扱説明書)の翻訳を依頼する際、「これを翻訳してください」と言って原稿(電子ファイル)だけを提供するのではなく、参考情報も同時に提供したほうが翻訳の質は当然高まります

ただし、参考資料の数が多すぎるのは考えものです。

この項目では、マニュアル(取扱説明書)翻訳の品質向上に役立つ情報について説明します。

対象読者の設定

マニュアル(取扱説明書)には大きく分けると

  • サービスマニュアル
  • ユーザーマニュアル

の2種類があります。

サービスマニュアルは技術者向け、ユーザーマニュアルは一般の製品を買ったときに一緒に同梱されている、一般消費者向けのマニュアル(取扱説明書)のことです。

サービスマニュアルとユーザーマニュアルでは、当然ながら読者がそれを読む目的も変わります。

サービスマニュアルやユーザーマニュアルといった大きなくくり以外にも、「どの程度の知識を持った読者をターゲットにしているか」という情報提供があれば、マニュアル(取扱説明書)制作者の意図が正しく反映された翻訳文書に仕上がります

翻訳の対象範囲

「これを翻訳してください」と言って原稿(電子ファイル)を提供した場合、依頼先である翻訳会社や翻訳者は基本的に「そこに含まれる、読み取り可能なテキストすべて」を翻訳対象として認識します。

もし翻訳する必要がない箇所がある場合は、依頼時にその旨伝えておけばそのぶん翻訳料金を抑えることができます。なぜなら、翻訳した後に「この箇所は不要だった」ということになっても、すでに作業が完了している箇所については翻訳料金が発生してしまうからです。

原稿に「画像化されていて、テキストを上書きできない図表など」が含まれている場合、そこに含まれるテキストの翻訳が必要かどうかについても、翻訳会社や翻訳者にあらかじめ指示しておくと、翻訳作業が一層スムーズになります。

対訳表や過去の翻訳物などの参考資料

もし「特定の文言に関して自社内で決められた翻訳用語(定訳)がある」場合は、Excelなどに原文と翻訳文を併記した「対訳表」をあらかじめ提供しておくと、工数を抑えることができると同時に、用語の統一が図り易くなります

マニュアル(取扱説明書)を翻訳する際に用いられる「翻訳支援ツール」に「対訳表に記載された用語」を登録しておくと、翻訳作業時に自動的に対訳が表示され、「定訳があるのに違う用語に翻訳してしまった」というミス(誤訳、異訳)を防ぐことができます。

また、同じ製品の過去版のマニュアル(取扱説明書)や、類似製品を過去に翻訳したものがあれば、対訳表と同じく参考資料としてあらかじめ提供することで、過去のマニュアル(取扱説明書)と表現の統一を図ることができます

翻訳支援ツールを活用する

翻訳支援ツール(通称CATツール※)」とは、翻訳者がより効率的に正確な翻訳を行うために使用するソフトウェアのことです。

SDL社が提供しているTrados(トラドス)が代表的ですが、その特長は次のようなものです。

※Computer Assisted Translation(コンピュータ支援翻訳)

文言の統一が簡単にできる

翻訳支援ツールを使って翻訳をすると、異なるページに同一の文言(用語や文章)があった場合に「前回どのように翻訳しているか」がひとめでわかるので、表現の統一を容易に図ることができます

同じ文言が繰り返し使用されることが多いため、マニュアル(取扱説明書)の翻訳は翻訳支援ツールを使って翻訳するに適した文書と言えます。

InDesignやFramemakerで作成された原稿もそのまま翻訳できる

翻訳支援ツールでは、Adobe社のInDesignやFramemakerで作成された原稿(電子ファイル)でも、そのまま取り込んで原稿に直接翻訳を上書きすることが可能です。

一般的に原文と翻訳文の長さは変わるものですが、同じ内容を表す文章でもその長さは言語によってさまざまなので、翻訳を行なった際にレイアウトがズレてしまうことがあります。

このような現象をMS Wordなどのテキストファイルでひとつひとつ確認しながら修正する必要がないため、翻訳支援ツールを使うと工数を抑えることができます。

また、翻訳支援ツールを使って翻訳すると、一文ずつ対訳表形式でのデータベース(翻訳メモリ)が作成されます。これを保管しておけば、類似製品のマニュアルを翻訳する必要が生じた際に、その活用によって翻訳料金や翻訳納期を抑えることができるので便利です。

「翻訳文と一緒に翻訳メモリも納品してほしい」と頼めば、翻訳会社や翻訳者が応じてくれます(ただし、翻訳支援ツールを使って翻訳した場合のみとなります)

わかりやすい原文を提供する

主語と述語の関係性を明確に

日本語の文章では主語が省かれることが多々あります。しかし、主語が無い文章では、翻訳する際に「主語を取り違える」可能性が高まります。

参考資料があればそれを参照して確認することもできますが、原文にきちんと主語が記載されているほうがよりスムーズに翻訳作業を進めることが可能です。

できるかぎり肯定形で記載する

読者の理解度を高めるため、マニュアル(取扱説明書)はできるかぎり肯定形の文章で作成しましょう

二重否定などは読者の誤解を招く恐れがあるだけでなく、翻訳する際に翻訳者が意味を取り違えるリスクもあります。

マニュアル(取扱説明書)内の「手順を説明する」箇所などは特に、肯定形を意識したほうが良いでしょう。

まとめ

製品やサービス販売に欠かせないマニュアル(取扱説明書)は、ユーザーが安心して製品を使用・操作するためにも正確で読み易いものである必要があります

そしてそれはここまでご説明してきたとおり、翻訳会社や翻訳者に原稿(電子ファイル)を提供する際に「スタイルガイド」や「参考資料」、「定訳表」などを合わせて提供することで実現可能です。

以上が「知ると劇的に成果が変わる取扱説明書やマニュアルの翻訳方法」ですが、詳細確認がご必要な場合はお気軽にお問い合わせください!

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