【図解】Microsoft Excel(エクセル)ファイルの文字数・単語数カウント方法

翻訳外注ノウハウ

Microsoft Excelファイルの「文字カウント」をどのようにするかご存知でしょうか。

翻訳料金は文字数や単語数の量によって変動する完全従量制ですので、翻訳会社で働く人にとって文字数や単語数のカウントは基本中の基本です。

また、翻訳会社にかぎらず出版業界や映像業界で働く人にとっても文字数や単語数は無視することのできない存在です。

なぜなら一冊、ページ数、時間など、いずれも決められた範囲に収めるように量を調整する工程が発生するからです。

それでは文字カウントはどのようにすればよいのでしょうか?本コラムでは誰でもすぐに文字カウントできるように、図解で詳しくご説明します。

Microsoft Excel形式の原稿ファイルを開く

まず最初に、文字数をカウントしたいMicrosoft Excel形式のファイルを開きましょう。

【図解で超簡単】Microsoft Excelの文字カウント方法

Adobe PDFファイル形式に出力する

次に、Adobe PDFファイル形式に出力しましょう。「メニュー > ファイル >印刷」をクリックしてから、「プリンター」から任意のPDFへの出力方法を選択します。

次に「プリンター」の下にある「設定」を任意で設定しますが、画像のように「作業中のシートを印刷」「横方向」「すべての列を1ページ印刷」と設定しておくと、1ページのPDFに出力されるためあとの作業が進め易いでしょう。

【図解で超簡単】Microsoft Excelの文字カウント方法
画像はシートの一部、選択すべき箇所を拡大、トリミングしたものです

出力設定を終えたら「印刷」をクリックし、任意のファイル名、任意の場所を設定の上、出力、保存しましょう(「出力」と「印刷」は同じ意味です)。

【図解で超簡単】Microsoft Excelの文字カウント方法

Adobe PDFファイルを開く

次に、出力保存したAdobe PDFファイルを開きましょう。そして、出力箇所に漏れがないか確認しましょう。

【図解で超簡単】Microsoft Excelの文字カウント方法

文字カウントしたい範囲を選択する

次に、文字数をカウントしたい範囲を選択しましょう。

カウントしたい範囲が一部の場合

マウス > 左クリック > ドラッグ」で範囲選択してください。ただし、文字数をカウントしたい範囲があちこちに散らばって存在していて「Ctrl」キーを押しながらの「マウス > 左クリック > ドラッグ」では上手く選択できない場合は、カウントした箇所をひとつずつ選択の上、コピー&ペースト作業を繰り返しましょう。

カウントしたい範囲が文章すべての場合

一部を選択する場合と同じ方法でも結構ですが、文章すべてを選択する場合はショートカットキー「Ctrl + A」で全範囲を一括で選択することもできます(Windowsの場合)

【図解で超簡単】Microsoft Excelの文字カウント方法
左画像が「マウス > 左クリック > ドラッグ」で一部の範囲を、右画像が「Ctrl + A」で全範囲を一括で選択した際の状態です(グラフに含まれる凡例などまですべて選択されていることが確認できます)

MS Wordファイルにコピー&ペーストする

ここから先はMicrosoft Wordの文字カウントツールを利用して、文字数をカウントするだけです。

Adobe PDFからMicrosoft Wordへのペースト(貼り付け)については【図解】Adobe PDFファイルの文字数・単語数カウント方法ページをお読みください。

MS Word文字カウントツールで文字数をカウントする

Microsoft Wordの文字カウントツールを使った文字数のカウントについては、【図解】Microsoft Word(ワード)ファイルの文字数・単語数カウント方法ページをお読みください。

注意点

  • コピー&ペースト後はかならず、選択した範囲がすべてペーストされているか確認するようにしましょう
    • テキストボックスや図、表に含まれるテキストについては、特に注意して確認しましょう
    • 複数にまたがるページを出力する際もコピー&ペースト漏れが発生し易いので注意が必要です
  • 数字や記号など翻訳が不必要な箇所については、コピー&ペースト後に削除または、はじめからコピー&ペーストしないようにしましょう(そうしないと文字カウント結果に含まれて翻訳料金が上がってしまいます)
  • シート内に画像などが含まれていて、そのなかに翻訳したいテキストが含まれている場合は、この方法では上手くコピー&ペーストできない場合があります。その場合はコピー&ペース先のMicrosoft Wordファイルのページ上に、手打ちでテキストを追加入力しましょう(そうしないと文字カウント結果および、翻訳料金に含まれず、あとで翻訳してもらえない場合があります)
  • シート内に画像(内テキスト)が多く含まれコピー&ペーストできる範囲が少ない場合は、PDFファイルに出力したものをOCR(Optical Character Recognition・Reader、オーシーアール、光学的文字認識技術)ソフトを使ってまずは、文字読み取り作業を行ないましょう

最後に

繰り返しますが、翻訳料金は完全従量制(文字数や単語数の量によって変動する)ですので、文字数や単語数を知っておくことでおおよその金額が想定できます。

翻訳料金は次の三つの要素でほぼ決まりますが、もっとも大きな要素は「ボリューム」と呼ばれる文字数または、単語数です。

  1. 翻訳単価
  2. ボリューム(文字数、単語数)
  3. その他料金(レイアウト料、プロジェクト管理費、納期短縮割増、など)

「翻訳単価」は日本語→英語、英語→日本語、日本語→中国語、中国語→日本語といった言語ペア(言語の組み合わせ)や、翻訳が必要な文書の内容によって変動し、また翻訳会社によっても設定金額が異なります。

しかし「ボリューム」(文字数、単語数)についてはよほどのことがないかぎり認識の齟齬は生じませんので、翻訳の見積もりを依頼する前に知っておくことは金額交渉の面でも有益です。

まとめ

以上、「【図解】Microsoft Excel(エクセル)ファイルの文字数・単語数カウント方法」でしたがいかがでしたでしょうか。

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